Week3 : Transaction Process System (TPS)

สารสนเทศตามลักษณะระบบสนับสนุน

·        Transaction Process System – ระบบที่ใช้จัดเก็บข้อมูลพื้นฐานสำหรับนำไปปประมวลผลต่อไป

·        Management Information System – ระบบสำหรับผู้บริหารระดับกลางในการบริหารงาน

·        Decision Support System – ระบบช่วยในการตัดสินใจซึ่งมีข้อมูลประเภท Fundamental สำหรับประกอบการตัดสินใจ

·        Executive Support System - ระบบที่ช่วยผู้บริหหารในการตัดสินใจสำหรับผู้บริหารระดับสูง

·        Intelligence System - ระบบที่ใช้สมองกลช่วยในการคิดประมวลผลแทนมนุษย์

Transaction Process System (TPS)

ระบบ TPS ถูกพัฒนาจากยุคสงครามโลก ซึ่งต่อมาประยุกต์ใช้กับธุรกิจในยุคแรก โดยเฉพาะใช้กับงานธุรกิจที่ดำเนินการซ้ำๆเดิม เช่น การซื้อขายสินค้า ตรวจเช็คคลังสินค้า ซึ่งเป็นรูปแบบการเก็บข้อมูลอย่างต่อเนื่องเพื่อใช้ประมวลผลต่อไป ระบบ TPS นี้จำเป็นต้อมีด้านความถูกต้องค่อนข้างมากเนื่องจากเป็นฐานข้อมูลขั้นต้นที่ใช้เป็นรากฐานของข้อมูลในระดับอื่นๆต่อไป หรืออาจกล่าวได้ว่าเป็นหลัก Garbage In – Garbage Out ที่ว่าถ้าข้อมูลตั้งต้นผิดพลาดแล้วผลลัพธ์การดำเนินงานขั้นต่อๆไปก็จะผิดพลาดด้วยเช่นกัน

-          คุณสมบัติของ TPS

o   Reliability – แน่นอนเชื่อถือได้ เปลี่ยนแปลงข้อมูลได้ยาก

o   Standardization  - มีความเป็นมาตรฐาน

o   Controlled Access – ผู้ที่จะเข้าไปเปลี่ยนแปลงได้จะต้องมี Authority ในระดับหนึ่ง

-          Characteristic

o   ประมวลผลข้อมูลจำนวนมาก ต้องมีความน่าเชื่อถือสูง

o   แหล่งข้อมูลส่วนใหญ่มาจากภายใน ผลที่ออกมาตอบสนองผู้ใช้ภายในเป็นหลัก

o   ใช้ฐานข้อมูลขนาดใหญ่มาก โดยมีการระบุชนิดของข้อมูลชัดเจน ไม่ซับซ้อน

-          วงจรของ TPS

o   Data Entry เป็นการบันทึกข้อมูลขั้นตอนแรกในการทำธุรกิจ เช่น Pos ในร้านสะดวกซื้อ

o   Transaction Processing เป็นการประมวลผลของข้อมูลจากขั้นตอนแรกซ฿ง แบ่งได้ 2 ประเภทคือ  Real-time และ Batch ซึ่งทั้ง2รูปแบบมีข้อดีและข้อเสียแตกต่างกัน ดังนี้

§  Real-time  เป็นการประมวลผลตทันทีที่ได้รับข้อมูล และมีความเป็นปัจจุบันมาก เหมาะสมกับผู้ที่ต้องการใช้งานข้อมูลอย่างรวดเร็วและต่เนื่องเช่น ระบบธนาคาร ระบบตลาดหลักทรัพย์ เป็นต้น แต่การใช้รูปแบบการประมวลผล Real-time จะทำให้ต้องมีทรัพยาการในการดำเนินการมากทั้งขนาดความจุของฐานข้อมูลและศักยภาพของเครื่องคอมพิวเตอร์

§  Batch เป็นการเก็บข้อมูลไว้ปริมาณหนึ่งแล้วจึงประมวลผลเมื่อถึงเวลาที่เหมาะสม ซึ่งมีข้อดีคือช่วยประหยัดทรัพยากรได้มาก เหมาะสำหรับหน่วยงานที่ไม่จำเป็นต้องรีบร้อนในการใช้ข้อมูลอย่างเร่งรีบมากนัก โดยอาจประมวลผลเป็นรายวัน รายสัปดาห์ หรือรายเดือน เช่น ระบบสินค้าคงคลัง หรือระบบการประเมินศักยภาพพนักงาน แต่ก็มีข้อเสียคือข้อมูลบางส่วนอาจะมีการตอบสนองที่ล่าช้า

o   Database Updating เป็นการบันทึกฐานข้อมูลเพื่อดึงออกมาใช้งาน ซึ่งจำเป็นต้องมีความถูกต้องและมีความเป็นปัจจุบันมากโดยเฉพาะในธุรกิจโรงแรม

o   Document and Report Generation เป็นระบบออกรายงานหรือใบสั่งซื้อ

o   Inquiry Processing เป็นระบบที่ถูกสอบถามได้จากผู้ใช้งานประจำวันหรือสัปดาห์ได้ เพื่อผลิตและเตรียมสารสนเทศสำหรับระบบ IT อื่นๆ โดยอาจเป็นการส่งคีย์เวิร์ดเพื่อค้นหาสิ่งที่ต้องการ

ตัวอย่างของ TPS

-          Accountung  เช่น การเช็คข้อมูลลูกค้าของบริษัท เพื่อการ clearing online หรือ การออก report online เป็นต้น

-          Marketing IS Application เป็นการใช้ IS เข้ามาประกอบในการทำ Marketing เช่น

o   Mass Customization – Dell and Jaguar ใช้ข้อมูลการตลาดมาแยกแยะลูกค้าให้เหมาะกับแต่ละประเภท เช่น ชนิด รุ่น ล้อ สี ที่ลูกค้า Jaguar ต้องการ

o   Personalization – ธุรกิจประเภท Car และ Car Insurance ปรับรูปแบบสินค้าตามประเภทของลูกค้า

o   Advertising and Promotion – พัฒนาด้าน marketing ผ่าน e-mail

o   Improving shopping – ทำให้การซื้อสินค้าสะดวกขึ้นโดยการใช้ RFID , self-checkout station เพื่อตรวจสอบลูกค้าและซื้อสินค้าเอง แต่ในประเทศไทยยังไม่พัฒนาด้านนี้มากนัก เนื่องจากค่าแรงยังมีอัตราต่ำ การนำระบบ IT มาใช้จึงอาจทำให้ค่าใช้จ่ายเพิ่มขึ้นโดยไม่คุ้มค่า

-          HR IS Application

o   Employee Historical Data – บันทึกข้อมูลและสถานะของพนักงาน ทั้งตำแหน่ง การเกษียณ เป็นต้น

o   Payroll, worl Time, Recruitment – ใช้บันทึกเวลาการเข้าออกงานเพื่อประเมินเงนิเดือน หรือ การตรวจสอบบุคลากรที่สมัครงาน โดยการใช้เสิร์ชเอนจิ้น หรือนำเว็บไซต์ประเภท social network ในการตรวจสอบบุคคลนั้นๆ หรือ เว็บไซต์Jobcentral เป็นศูนย์กลางฐานข้อมูลสำหรับการสมัครงานของสหรัฐฯอเมริกา เกิดจากหลายบริษัทลงทุนร่วมกันเพื่อให้มีเว็บไซต์ที่เป็นแหล่งรวมการสมัครงาน และค้นหาข้อมูลได้อย่างสะดวก

o   Training – ใช้สำหรับการฝึกฝนบุคลากร เช่น web-base vedio clip, Mobile Device, Virtual Reality, Interactive simulation

o   Performance Record – ใช้บันทึกศักยภาพของบุคลากร

o   Maintainace & Development – ใช้ควบคุมและพัฒนาศักยภาพของบุคลากร

-          Web Analytic Tools  เป็นการใช้ระบบเน็ตเวิร์คมาใช้ในการวิเคราะห์ทำธุรกิจ เช่น Google Analytics Tool จะทำการตรวจดูลูกค้ามาจากประเทศใด เข้ามาดูสินค้าอะไร เว็บเพจไหน นานเท่าใด หาสินค้าใดควบคู่กันไป ซึ่งสามารถนำมาใช้ประกอบสร้างแนวทาง marketing ได้

-          e-Procurement เป็นการใช้ ITการสั่งซื้อสินค้าจากระบบเน็ตเวิร์ค เช่น Tisco ใช้บริการง Officemate โดยมีข้อดีคือการสั่งซื้อสินค้า รวดเร็ว สะดวก ตรงตามความต้องการผู้ใช้ และประหยัด ทำให้ลดงานของเจ้าหน้าที่ฝ่ายและลดค่าใช้จ่ายด้าน administration ได้ โดย Tisco จะฝึกฝนพนักงานให้รู้วิธีการใช้งาน เพราะ user หรือพนักงานทั่วไปมีอิสระที่จะสามารถเข้าไปใช้งานระบบและสั่งซื้อสินค้าที่ต้องการโดยตรงได้ ซึ่งรวดเร็วและตรงตามต้องการ

-          Internet Market Research เป็นการนำ IT มาช่วยในการทำงานวิจัย เช่น ในการวิจัยผลิตสินค้าทำให้ฟันขาวชนิดหนึ่ง บริษัทให้ข้อมูลวิธีการทำแบบใหม่ทางอินเทอร์เน็ตเพื่อหากลุ่มตัวอย่างที่ยินดีเข้าร่วมการทดลอง โดยยอมให้ทำฟรี ซึ่งนอกจากได้ทำงานวิจัยเทคนิคใหม่แล้วยังทำให้ได้ผลลัพธ์ทางการตลาดด้วยคือ ช่วยให้ทราบถึงกลุ่มตัวอย่างที่หน่วยงานการตลาดที่ต้องสนใจด้วยคือ กลุ่มผู้หญิงฐานะดีชาวเม็กซิกัน  และยังได้ผลลัพธ์เป็น Buzz ให้พูดถึง Product ชนิดนนี้มากขึ้น

-          Xml เป็นระบบที่ช่วยให้สามารถทำให้เว็บไซต์พูดคุยกันได้ โดยปัจจุบันพัฒนาเป็น XBRL ซึ่งคาดว่าจะช่วยให้คอมพิวเตอร์สามารถตอบสนองกับลูกค้าได้โดยอย่างราบรื่นโดยอัตโนมัติ

-          Logistic

o   Inventory Management ของโรงพยาบาล Dartmouth เป็นการนำ ITมาใช้แก้ไขปัญหา inverntory ที่เกิด shortage หรือ overstock ทำให้เกิด overhead ที่สูง เนื่องจากทั้งแพทย์และพยาบาลต้องจัดการเรื่องเกี่ยวกับคนไข้มาจึงสั่งยาหรือสินค้าการแพทย์ในปริมาณมากเพื่อเก็บไว้ โรงพยาบาลจึงนำ Hand-held Device สำหรับในการสั่งค้าได้ทันทีในทุกที่ของรพ. จึงช่วยให้การบริหารคัลงสินค้ามีประสิทธิภาพ และมีความถูกต้องมากขึ้น

o   Traffic Controlled ซึ่งนอกจากการจราจรยังรวมไปถึงระบบแท็กซี่ที่สามารถเชื่อมโยงระหว่างสถานที่ได้โดยกำหนดโดยอัตโนมัติว่าแท็กซ่รายใดอยู่ใกล้กว่า ซึ่งทำให้ไม่รู้ว่าผู้รับจะไปลงที่ใด ไม่สามารถเลือกลูกค้าได้ และยังมีความปลอดภัยเพราว่ามีระบบ track ข้อมูลเอาไว้

o   FedEX เมื่ออัพเดทข้อมูลการขนส่งใดๆก็จะสามารถตรวจสอบข้อมูลสินค้าได้จากที่บ้านได้ทันที

Recent IT Example

RFDI

                เป็นระบบ IT อัตโนมัติไร้สายซึ่งใช้ระบุลักษณะของบุคคลหรือวัตถุจากคลื่นวิทยุ เช่น การใช้บาร์โค้ดหรือลายนิ้วมือ ข้อมูลลักษณะนี้มีความปลอดภัยและแม่นยำของข้อมูลระหว่างเครื่องส่งกับเครื่องรับค่อนข้างสูง ปัจจุบันถูกพัฒนาเพื่อใช้ในห้างสรรพสินค้า และใช้ใน supplychain management เป็นหลัก โดย RFID มีข้อดี คือ สามารถอ่านคลื่นวิทยุจากระยะห่างได้ ทำให้ช่วยประหยัดเวลา

ส่วนประกอบ        

1.       Tag – อุปกรณ์ส่งหรือระบุข้อมูล โดยลักษณะTag มี 2 แบบ คือ Active และ Passive

2.       Reader -อุปกรณ์รับข้อมูล ถอดรหัส และใช้ติดต่อกับเครื่องคอมพิวเตอร์เพื่อเก้บข้อมูล

ชนิด

-          1 Way RFID เป็นประเภทที่มี Tag และ Reader แยกส่วนกันทำงาน โดยเป็นการอ่านข้อมูลเพียงฝั่งเดียว

-          2 Way RFID เป็นประเภทที่มีการรับส่งข้อมูลทั้ง 2 ฝั่ง ซึ่ง 2 Way RFID สามารถใช้เพื่อใช้เพื่อเพิ่มระดับความปลอดภัย หรือสามารถใช้ร่วมกับ RFID ที่รองรับเพื่อการตลาดได้ด้วย เช่น

·        Car Remote ใช้ป้องกันการขโมยรถยนต์ ซึ่งปัจจุบันยังไม่มีระดับ security ที่สูงนักเพรามีอุปกรณ์ที่ใช้ดักจับสัญญาณได้

·        การใช้งาน Smart Poster เมื่อนำ โทรศัพท์ไปใกล้โปสเตอร์สามารถได้ข้อมูลสินค้ามาทันที

การใช้งาน

1.       Identification        เช่น การระบุชื่อบุคคลในองค์กร หรือ สัตว์ในฟาร์ม ข้อดีคือใส่ข้อมูลได้มาก โดยใช้พื้นที่ขนาดเล็กในการเก็บข้อมูลขนาดเล็กในบัตรประจำตัว

2.       Business

a.       Supllychain ระบุสินค้าปริมาณและคำนวณอัตราการ Fullfilment ตลอดทั้ง supplychain เช่น Walmart มี RFID ของ Walmart ติดอยู่บน Self ทำให้บริหารจัดการสินค้าได้ง่าย และลดการเก็บ Inventory ด้วย

b.       Tracking สินค้า เช่น ในร้านค้าป้องกันขโมย หรือ ติดตามสินค้าตลอดการขนส่งสินค้า

c.       CRM ใช้ทำ data mining เช่น บันทึกข้อมูลลูกค้าเป้นรายบุคคลว่าชอบซื้อสินค้าชนิดใด และเก็บข้อมูลไว้สำหรับแนะนำหรือโปรโมชั่น ทั้งนี้การเก็บข้อมูลด้วยสิ่งนี้เป็นประเด็นในด้านการถูกละเมิดข้อมูลส่วนบุคคล

Speech Recognition

เป็น IT ที่ใช้ในการการจับสัญญาณเสียง เพื่อการบันทึกหรือตีความที่รวดเร็วและสะดวกสบายยิ่งขึ้น โดยมุ่งพัฒนาให้สามารถรับรู้เสียงไม่ว่าจะมีสำเนียงหรือจังหวะอย่างไร ปัจจุบันถูกนำมาใช้ใน            ตัวอย่างเช่น IBM เริเริ่มการใช้โดยบันทึกเสียงเลข 10 หลักโดยจะมีแสงไฟตอบสนอง

-          ข้อดี เพิ่มความคล่องตัวต่อผู้พิการ หรือพิมพ์ช้า อำนวยความสะดวกเป็น Realtime

-          ข้อเสีย การใช้งานต้องต้องปราศจากเสียงรบกวน ระวังการออกเสียง ใช้ soundcard ระดับสูง

การใช้งาน

1.       Healthcare เช่น แพทย์ออกคำสั่งจ่ายยาได้โดยไม่ต้องเขียน และ สามารถนำมาปรับใช้กับ Wheelchair สำหรับผู้พิการหรือผู้ป่วยในการเคลื่อนที่ได้ด้วย

2.       Military ใช้ในการออกคำสั่งระบบ autopilot ของเครื่องบินรบ

3.       Automobile ใช้ในการออกคำสั่งรถยนต์ในการขับเคลื่อนไหวในทิศทางหรือสถานที่ที่ต้องการ

4.       Court ใช้ Speech Recognition ในการบันทึกคำพูดของศาล

5.       Technology การตอบสนองต่อคำพูดของมนุษย์ เช่น หุ่นยนต์ เกม

Virtualization

                 IT ที่ การสร้างให้ 1 server สามารถใช้ระบบปฏิบัติการได้หลายระบบ โดยใช้วิธีการสร้าง layer ในระบบปฏิบัติการ หรือ hardware จึงทำให้ 1 server สามารถใช้งานได้หลาย operating system และลดการใช้ hardware โดยขาดประสิทธิภาพลง เพราะแต่เดิมการใช้งาน operating system ต่อ 1 server จะทำให้ใช้ศักยภาพของ hardware ได้ไม่เต็มประสิทธิภาพและมีค่าใช้จ่ายมาก

ข้อดี

1.       ช่วยประหยัดค่าใช้จ่ายในการซื้อ server หลายเครื่อง

2.       แม้จะเกิดการ downtime ก็จะไม่ทำให้ล่มในครั้งเดียวเพรามีระบบปฏิบัติการอื่นๆช่วยเหลืออยู่

3.       ช่วยลดปัญหาความร้อนได้และการดูแลรักษา เพราะใช้ server เครื่องเดียว

4.       สามารถเลือกใช้ระบบปฏิบัติการได้หลากหลาย

5.       อำนวยความสะดวกและปลอดภัยในการดูแลข้อมูลขององค์กร

6.       จำลอง application ในหลายรูปแบบได้

7.       คล่องตัว ปรับขนาด virtual ได้

ข้อเสีย

1.       ถ้าตัวเครื่อง hardware เสีย อาจเสียหายมากในคราวเดียว

2.       จำเป็นต้องเสียทรัพยากรบางส่วนของเครื่องในการสร้าง virtual

3.       ปัจจุบันยังมีผู้ใช้งานยังจึงขาดทั้ง softwareที่ support  และผู้ใช้ที่มีความเชี่ยวชาญ

4.       ระบบยังเป็นระบบใหม่ จึงมีราคาสูง

การใช้งาน

1.       Disaster Recovery สามารถใช้ server รอง support ได้ทันที หาก server หลักไม่สามารถใช้งานได้

2.       Portable Workplace ช่วยให้ทำงานนอกสถานที่ได้ แต่มีข้อเสียคือความปลอดภัยต่ำทั้งต่อการรั่วไหลของข้อมูลและการโจมตีของไวรัส

Forensic Accounting

                เป็น IT ช่วยตรวจสอบระบบบัญชีในการสืบสวนการทุจริตในองค์กร ซึ่ง ข้อมูลมักถูกบันทึกในรูป IT ทำให้นักสืบสวนต้องใช้ระบบนี้เพื่อสืบสวน เพื่อระวังไม่ให้ระบบสารสนเทศถูกนำไปใช้ทุจริตได้ เช่น การตรวจสอบระบบความปลอดภัย

วัตถุประสงค์ในการทุจริตผ่านระบบสารสนเทศ

1.       การช่อโกงโดยตัวเลข เช่น เปลี่ยนแปลงเงินเดือน

2.       การทำให้ระบบเสียหาย เช่น ไวรัส หรือ ส่งข้อมูลรบกวนจำนวนมาก

3.       การลักลอบเข้าเครือข่ายโดยปราศจากอำนาจ

วิธีการช่องโกง เช่น

1.       Phishing – การปลอมแปลงหน้าเว็บไซต์เป็นเว็บไซต์อื่น และเชื่อมโยงกับเว็บไซต์นั้นๆไว้เพื่อให้ผู้ใช้งานเข้าใจว่ากำลังใช้งานเว็บไซต์หลักอยู่ และทำการดึงดข้อมูลส่วนตัวเช่น ID password เป็นต้น

2.       IP Spoofing – การเปลี่ยนแปลง ID เพื่อปกปิดตัวผู้ใช้งาน หรือ การปลอมแปลงผู้ใช้งาน

วิธีการทำ  Forensic Accounting คือ

1.       การเก็บข้อมูลต้องรักษาอย่างดี

2.       ควร copy ให้ครบถ้วน แบบ bit ต่อ bit เนื่องจากสามารถเก็บข้อมูลแบบ Temporary ได้ด้วย

3.       การแก้หรือทดสอบข้อมูลจะทำบนข้อมูลที่ถูก copy เท่านั้น

4.       ควรทำการตรวจสอบข้อมูลว่าเคยถูกตัดแต่งข้อมูลหรือไม่

การใช้งาน

1.       เก็บข้อมูลการใช้งานคอมพิวเตอร์

2.       ตรวจสอบหรือแก้ไขการเปลี่ยนแปลงของข้อมูล

3.       Monitoring พนักงาน ว่าทำการแก้ไขข้อมูลในจุดใดบ้าง

ตัวอย่าง software สำหรับ Forensic Accounting

-          Encase เครื่องแม่สามารถตรวจสอบเครื่องลูกได้ตลอดเวลา

-          Access Data Ultimate Toolkit เป็นโปรแกรมที่สามารถใช้เจาะ password ไม่อย่างละเอียด

-          Pro Discover สามารถค้นหาข้อมูลใน hardisk ได้อย่างละเอียด แต่ปรับแต่งลักษณะการค้นหาได้ยาก

-          ACL ใช้ค้นหาข้อมูลโดยระบุพื้นที่ที่ต้องการได้รับการตรวจสอบได้ละเอียด

-          UltraBox ใช้สำหรับใช้ตรวจเช็คการปลอมแปลงข้อมูลโดยหลายวิธี เช่น การเช็คขนาดของข้อมูลที่รับส่ง

ID: 5202112867