ปัจจุบัน สารสนเทศ หรือ IT มีการพัฒนาอย่างต่อเนื่องส่งผลกระทบต่อภาคเศรษฐกิจ ทั้งการเป็นแหล่งรายได้หลักของบางธุรกิจที่ใช้ IT เป็นสินค้า หรือ การนำมาปรับใช้เพื่อเพิ่มศักยภาพขององค์กรโดยพัฒนาให้มีการใช้งานที่สะดวก เหมาะสมกับบุคคลในระดับชั้นต่างๆ โดยขยายขอบเขตการใช้งานมากขึ้นให้เหมาะสำหรับการปรับใช้ในบริษัทตั้งแต่ต้นน้ำจนถึงปลายน้ำเช่นการทำ Accounting Data System ที่ใช้สำหรับการตรวจสอบสินค้า รายรับ รายจ่าย และระบบบัญชีขององค์กร ซึ่งใช้สามารถใช้ตรวจสอบการไหลเวียนของสินทรัพย์ได้อย่างทั่วถึงในองค์กรตั้งแต่การขั้นตอนการขายสินค้า เชื่อมโยงไปยังการสั่งซื้อวัตถุดิบ และการลงบัญชี นอกจากนี้ IT ยังพัฒนาไปจนถึงการใช้เทคโนโลยีในการติดต่อกับภายนอกองค์กรทั้งบริษัทคู่ค้าในการรับส่งข้อมูลออร์เดอร์สินค้าต่างๆรวมไปถึงการสร้างความสัมพันธ์ที่ดีกับลูกค้า เช่น การที่เปิดช่องทางให้ลูกค้าติดต่อองค์กรได้ในหลากหลายทาง ไม่ว่าจะเป็นพนักงานหน้าร้าน โทรศัพท์ เว็บไซต์ หรือ social network เป็นต้น
ระบบสารสนเทศ ถูกพัฒนาขึ้นเพื่อที่จะสามารถนำข้อมูลต่างๆที่มีอยู่อย่างมากมายในองค์กรที่มีทั้งใช้ประโยชน์ได้ง่ายหรือข้อมูลที่ไม่สามารถใช้ประโยชน์ได้เลยหากเป็นข้อมูลเดี่ยวๆ มาประกอบรวบรวมเป็นกลุ่มฐานข้อมูลขนาดใหญ่เพื่อใช้เปรียบเทียบและวางแผนพัฒนาองค์ความรู้ขององค์กร และสามารถนำองค์ความรู้เหล่านั้นไปใช้ต่อได้อย่างสะดวกต่อผู้ใช้งานข้อมูลในระดับต่างๆ อันจะช่วยสร้างผลประโยชน์ให้กับองค์กรได้
ระบบสารสนเทศมีส่วนประกอบดังนี้
1. Data : เป็นเพียงข้อมูลดิบเบื้องต้น ภาพประกอบ โมเดลที่แยกส่วนกัน ไม่มีการนำมาเปรียบเทียบหรือประมวลผลใดๆ จึง ไม่มีความหมายในตัวเองและองค์กรนำใช้ประโยชน์หรือประยุกต์ได้ยาก เนื่องจากไม่มีการเปรียบเทียบกันระหว่างข้อมูล หรือไม่มีการสรุปให้ได้ใจความ
2. Information : เป็นข้อมูลที่นำมารวมกันไว้และประเมินผลในเบื้องต้นแล้ว ทำให้พนักงานหรือผู้บริหารสามารถมองเห็นผลสรุปของข้อมูลที่ต้องการได้ เช่น การนำผข้อมูลต่างๆมาเฉลี่ยกันเพื่อหาผลลัพธ์ระหว่างงวด หรือการทำกราฟเปรียบเทียบระหว่างผลลัพธ์ในแต่ละช่วงเวลาเพื่อเปรีบเทียบศักยภาพของส่วนต่างๆในองค์กร
3. Knowledge : เป็นการนำ Information ที่สำคัญและผ่านการดำเนินงานทดลองใช้งานมาแล้วมาเก็บรวบรวมเพื่อให้เป็นองค์ความรู้สำหรับองค์กร เพื่อให้ในอนาคตองค์กรสามารถนำความรู้นี้ไปใช้เป็นหลักพื้นฐานในการแก้ไขปัญหาหรือพัฒนาต่อยอดให้มีศักยภาพที่สูงขึ้นกว่าต่อไป และทำให้องค์กรมี Competitive Advantage มากยิ่งขึ้น ซึ่งองค์ความรู้นี้มีอยู่ในทั่วทุกส่วนขององค์กร ไม่ว่าจะเป็นในด้าน R&Dในการพัฒนาคุณภาพสินค้า Marketing ในการช่วยสนับสนุนการติดต่อลูกค้าเพื่อเพิ่มยอดขาย ด้านการบริหารในการตัดสินใจดำเนินงานด้านกลยุทธ์ขององค์กร เป็นต้น
สารสนเทศในองค์กร
ในการการขับเคลื่อนองค์กรไปข้างหน้านั้น แต่ละฝ่ายและแต่ละบุคคลย่อมมีความต้องการง Information ที่แตกต่างกันออก ระบบสารสนเทศที่ใช้ในองค์กรจึงถูกปรับเปลี่ยนให้ชนิดและความละเอียดของข้อมูลเป็นไปตามระดับของบุคคลที่ใช้งานด้วย เพื่อความสะดวกและถูกต้องในการใช้งาน โดยทั่วไปแล้วระบบสารสนเทศจะแบ่งเป็นหลายระดับ คือ
- Transaction Process System เป็นข้อมูลพื้นฐานที่ทุกฝ่ายใช้งานร่วมกัน เนื่องจากเป็นข้อมูลเบื้องต้น ที่ทุกคนต้องพบในหน้าที่การงานประจำวัน ซึ่งจะถูกเก็บไว้ในฐานข้อมูลเพื่อดึงมาใช้เปรียบเทียบหรือวิเคราะห์
- Functional Management System เป็นระบบสารสนเทศแนวตั้งของ Department ไม่เชื่อมกับหน่วยงานอื่น ซึ่งอาจเป็นความลับเฉพาะหน่วยงาน และไม่มีความจำเป็นมากนักในการเปิดเผยต่อหน่วยงานที่ไม่เกี่ยวข้องเพราะข้อมูลอาจรั่วไหลได้ เช่น ข้อมูลส่วนตัวของลูกค้า รายละเอียดในการทำ R&D เป็นต้น
- Enterprise System เป็นระบบข้อมูลสำหรับการดำเนินงานของทั้งองค์กร
- Global System เป็นระบบสารสนเทศที่เปิดให้มีการติดต่อได้ทั้งจากภายในและภายนอกองค์กร และเปิดให้มีการใช้งานกันได้ทั่วโลก เช่น การเข้าเว็บไซต์ผ่าน internet
- Very Large and Special System – ระบบสารสนเทศที่เชื่อมโยงกันด้วยเครือข่ายขนาดใหญ่ทั่วโลกและข้ามระหว่างองค์กร โดยมีผู้ใช้งานกันอย่างมาก เช่น ระบบจองตั๋วเครื่องบิน หรือทัวร์ซึ่งมีผู้ให้บริการสารสนเทศประเภทนี้เพียงไม่กี่รายแต่มีผู้ใช้บริการกันทั่วโลก
ประเภทของระบบสารสนเทศที่ใช้งานในองค์กร
1. Transaction process system (TPS) – เป็นระบบที่ใช้เก็บข้อมูลทั่วไปรายวัน เช่น Transaction หรือ Accounting ซึ่งช่วยให้ manager ของแต่ละฝ่ายสามารถตรวจสอบผลลัพธ์ และประเมินศักยภาพของพนักงานได้สะดวก รวมทั้งข้อมูลนี้จะใช้เป้นข้อมูลดิบในการทำ report ซึ่งหาก TPS มีการวางระบบการจัดเก็บและตรวจสอบความถูกต้องที่ดีแล้วจะทำให้การรายงานผลสะดวก ถูกต้อง และนำไปใช้วางวางกลยุทธ์ในอนาคตได้อย่างไม่ผิดพลาด
2. Management Information System (MIS) – เป็นระบบที่ใช้สำหรับผุ้บริหารระดับกลางสำหรับการวางแผนดำเนินการระดับ Functional รวมทั้งใช้ทำสรุปผลการดำเนินงานในภาพรวมของ Department ที่บริหารอยู่ ซึ่งพนักงานทั่วไปไม่มีความจำเป็นต้องใช้งานข้อมูลส่วนนี้มากนักเนื่องจากไม่เกี่ยวข้องในการตัดสินใจส่วนงานของตน รวมทั้ง CEOก็ไม่ได้ใช้ข้อมูลในส่วนนี้ในการวางกลยุทธ์ภาพรวมขององค์กรเนื่องจากมีรายละเอียดจากหลาย Department ที่มากเกินไปเช่นกัน
3. Decision Support System (DSS)- เป็นระบบที่เก็บรวบรวมข้อมูลทั่วไป เช่น สภาพเศรษฐกิจ ซึ่งช่วย middle management ตัดสินใจง่ายขึ้นในด้าน non-routine decision โดยไม่ต้องใช้หลักสถิติ
4. GDSS (Group Decision Support System)- เป็นระบบที่ใช้ในการรวมกลุ่มตัดสินใจดำเนินงาน โดยมีข้อดีคือ แก้ไขความขัดแย้งในการตัดสินใจเป็นกลุ่ม เพราะการตัดสินใจจากหลายคนนั้นแม้จะมีศักยภาพในด้านผลลัพธ์ที่ดีแต่ก็อาจมีความขัดแย้งกันรวมกันการที่ข้อมูลไม่ตรงกัน ซึ่งระบบนี้จะช่วยรวมฐานข้อมูลและให้แก้ไขปัญหาส่วนนี้ได้
5. Expert System เป็นระบบที่นำความรู้ความชี่ยวชาญของบุคคลในการคิดวิเคราะห์และแก้ไขปัญหามาเก็บไว้เพื่อรักษาหรือแพร่กระจายองค์ความรู้ให้กับองค์กร สำหรับรป้องกันการเปลี่ยนแปลงกับองค์กรในอนาคตหากบุคคลที่มีความรู้เฉพาะทางนั้นออกจากองค์กรไป
6. Executive Support System (ESS) - เป็นระบบที่ Executive ระดับสูงใช้ในการตัดสินใจดำเนินกลยุทธ์หลักขององค์กร ซึ่งเป็นฐานข้อมูลที่รวบรวมต่อจาก MIS, DSS เช่น ข้อมูภาพรวมบริษัทในรายเดือน รายปี หรือ สภาพตลาด
ประเภทของสารสนเทศ
Supply chain management system - ปัจจุบันสินค้าสั่งมาทั่วโลก เช่น นมถั่วเหลืองก็นำเข้าวัตถุดิบ ฉะนั้นการจัดการ supply chain จึงจำเป็นที่จะต้องควบคุมดูแล ตั้งแต่ การสั่งวัตถุดิบ การผลิต สินค้าคงคลัง ไปจนถึงการขายและ CRM เพื่อรักษาความสัมพันธ์กับลูกค้า
Software as a Service – เป็นการนำ IT มาใช้เพื่อเป็นธุรกิจหลักขององค์กรในการให้ผู้ใช้บริการจากทั่วโลกสามารถนำไปใช้งานได้อย่างสะดวก เช่น ระบบ Cloud Computing ซึ่งเป็นการการนำระบบสารสนเทศที่ใช้ประมวลผลมาให้บริการแบบ online ซึ่งช่วยลดภาระในการตั้ง Department ขององค์กร หากองค์กรมีความต้องการใช้งานเพียงบางช่วงเวลาเท่านั้น ซึ่งระบบนี้แม้จะมีความสะดวกแต่ปัจจุบันก็ยังมีความระมัดระวังเรื่องระบบความปอลดภัยที่ข้อมูลอาจรั่วไหลได้ จึงมีใช้อยู่จำกัดเพียงบางฝ่าย เช่น marketing
Knowledge management system (KMS) - เป็นระบบที่ช่วยให้องค์กรเก็บรวบรวม Knowledge เพื่อที่จะสามารถนำความรู้เดิมมาเผยแพร่ในองค์กรรวมถึงการต่อยอดให้เกิดเป็น Wisdom หรือการสร้างสรรค์สิ่งใหม่ๆได้ รวมทั้งหาความรู้ที่ซ่อนอยู่ในองค์กรที่พนักงานบางคนมีแต่ไม่ได้แสดงออกมาชัดเจนนัก ซึ่งระบบนี้จะแบ่ง 2 ประเภทย่อย คือ Explicit Knowledge ซึ่งประเมินผลและวัดผลง่าย อธิบายให้ผู้ฟังเข้าใจง่ายเพราะเป็นตามหลักวิชาการ ส่วนอีกประเภทหนึ่งคือ Tactic Knowledge ซึ่ง อธิบายและสอนยากให้มีความเชี่ยวชาญยาก เนื่องจากเป้นความสามารถเฉพาะตัว หรือการเรียนรู้จากประสบการณ์
Intranet - ระบบเนตเวิร์คภายในองค์กร ซึ่งมีใช้ในองค์กรเพื่อเสริมสร้างความปลอดภัยขององค์กร ซึ่ง Internet เป็นการส่งข้อมูลที่ไม่ปลอดภัย และถูกเจาะระบบได้ หรืออาจส่งข้อมูลไม่ถึงมือผู้รับ
Extranet – เป็น network แบบ private ขององค์กร ใช้เชื่อมโยงจากภายนอกได้เพื่อใช้สำหรับธุรกิจหรือการศึกษาได้ โดยซึ่งเรียกได้ว่าเป็นการพัฒนาระบบ Intranet ให้สามารถใช้งานจากสถานที่ภายนอกได้ เช่น มหาวิทยาลัยธรรมศาสตร์มีระบบที่สามารถเข้าส่วนกลางได้ทั้งจาก กรุงเทพ หรือลำปาง
Collaboration and communication system - เป็นระบบเชื่อมต่อข้อมูลที่ใช้งานร่วมกัน เช่น Internet base, E-mail, Social network ในองค์กร, software Wiki ที่ใช้เขียนองค์ความรู้, Virtual World ทำเป็นระบบออนไลน์เป็นอวาทาร์ในเกมซิมูเลชั่นขนาดเล็ก หรือทำ Virtual Meeting
E-Business – เป็นการนำ IT มาใช้ดำเนินธุรกิจหลัก เช่น Amazon หรือ E-bay ซึ่งรวมไปถึง E-commerce ขององค์กรที่ใช้เป้นหนึ่งในช่องทางการขายสินค้า
E-Government – เป็นระบบที่เชื่อมโยงการทำธุรกรรมต่างๆของภาครัฐกับประชาชนเข้าด้วยกัน ซึ่งประเทศไทยมีการริเริ่มใช้ในด้านการชำระ จ่ายภาษี online เป็นต้น
โครงสร้างพื้นฐานของระบบสารสนเทศขององค์กร
Information System Department – การสร้างระบบสารสนเทศจำเป็นต้องมีพนักงานที่เข้าใจระบบ สามารถแก้ไขโปรแกรมได้ ซึ่งนิยมใช้ในองค์กรใหญ่ที่มีข้อมูลละเอียดมาก เช่น ธนาคาร ซึ่งในบางองค์กรที่มีขนาดกลางหรือเตรียมพัฒนาระบบ IT ก็จะมีฝ่ายนี้เช่นกัน แต่จะเป้นในส่วนของฝ่าย Staff ไม่ใช่ฝ่าย Line
การแสดง Performance – มีการพัฒนาระบบ dashboard ในการแสดงผล เพื่อให้ง่ายต่อการเปรียบเทียบข้อมูล ซึ่งผู้ใช้งานในส่วนนี้มักเป้นผู้บริหารระดับสูงที่ต้องการดูข้อมูลภาพรวมหลายๆอย่างเปรียบเทียบกันและนำไปสร้างกลยุทธ์
Information system support people in organization – เป็นการนำ network มาใช้ในองค์กรเพื่อส่งเสริมการทำงานของบุคลากร เช่น Web2.0 หรือ www version 2 ซึ่งเป็น social media ที่พัฒนาจาก version 1 ที่ผู้ใช้งานกับผู้ให้ข้อมูลจะแยกส่วนกัน โดย Web2.0 ปัจจุบันเช่น twitter, YouTube, face book ผู้ใช้งานจะเป็นผู้จัดหาข้อมูลมาให้ผู้อื่นได้อ่านต่อไป และในอนาคตอาจจะเป็น Intelligent web ติดต่อระหว่างประเทศโดยสะดวก
Open Source Software - เป็นการนำ software ที่พัฒนาจากบริษัทภายนอกซึ่งเปิดให้ใช้งานได้โดยไม่เสียค่าใช้จ่าย มาใช้งานในองค์กรซึ่งจะมีความเสถียรในระดับหนึ่ง เช่น OS Linux หรือ เว็บบราวเซอร์ Firefox เป็นต้น ซึ่งช่วยให้องค์กรประหยัดงบประมาณในการลงทุนด้าน IT มากกว่ากว่าการซื้อ OS หรือ software จากผู้ผลิตรายใหญ่ เช่น MS เป็นต้น
Virtualization – เป็นการทำทำซอฟแวร์เสมือน ซึ่งจะช่วยให้เครื่องทำงานได้เสมือนมีเครื่องหลายเครื่อง ทำให้สามารถประมวลผลในเครื่องเดียวได้โดยการรวมเซอเวอร์ทุกตัวเข้าด้วยกัน ซึ่งนอกจากช่วยให้ได้ความเสถียรมากขึ้นแล้วยังช่วยประหยัดการลงทุนซื้อเครื่องเซอเวอร์หลายเครื่องด้วยเพราะจะแค่มุ่งเน้นไปที่การเพิ่มประสิทธิภาพของเครื่องเครื่องเดียวเท่านั้น
Emerging Computing Environments
แม้ประเทศไทยเริ่มมีการนำ IT มาใช้งานอย่างกว้างขวางมากขึ้น ทำให้ประชาชนทั้งในเมืองและชนบทสามารถใช้งานได้ แต่ในอนาคตแล้ว Internet และระบบ IT ย่อมถูกพัฒนาและแพร่กระจายให้กว้างขวางกว่าปัจจุบันเพื่อให้ก้าวทันคู่แข่งและคู่ค้าในตลาดโลก โดยแนวโน้มในอนาคตระบบ IT จะพัฒนาไปในหลายทิศทาง ดังนี้
- Service Oriented Architectures
- Web-service
- Software as a service
- Utility computing
ธารินทร์ ธนเรืองศักดิ์
ID: 5202112867
ไม่มีความคิดเห็น:
แสดงความคิดเห็น