ธุรกิจในปัจจุบันมีการขยายขนาดองค์กรมากขึ้น การดำเนินงานจัดการทุกด้านภายในองค์กรในบางครั้งจึงเป็นเรื่องที่ยุ่งยากและสิ้นเปลืองค่าใช้จ่าย วิธีแก้ไขปัญหานี้คือการ Outsourcing ให้บริษัทอื่นที่มีความเชี่ยวชาญกว่าเป็นผู้ดำเนินการให้ เช่น ระบบ IT หรือ การรับสัมครงานเป็นต้น การมอบงานบางส่วนให้บริษทัภายนอกเป็นผู้ดำเนินการมีประโยชน์หลายด้าน เช่น ช่วยลดค่าใช้จ่ายและเวลาหากดำเนินการพัฒนาด้วยตนเอง เพิ่มประสิทธิภาพของงาน ลดเวลาการพัฒนาบุคคล รวมทั้งมีความยืดหยุ่นมากกว่าเนื่องจากไม่จำเป็นต้องจ้างงานถาวร
ความเสี่ยง
· Shirking – บริษัทที่มอบหมายงานให้ ดำเนินงานนั้นไม่เต็มประสิทธิภาพ แต่บริษัทก็จำเป็นต้องชำระเงินตามที่สัญญาไว้
· Poaching – บริษัทที่รับมอบหมายชิ้นงานให้พัฒนา อาจนำความรู้นั้นไปขายต่อให้บริษัทอื่น
· Opportunistic repricing – การขยายเวลาในการดำเนินงาน หรือ ปรับปรุงงานโดยไมได้อยู่ในขอบข่ายของสัญญา ซึ่งวิธีนี้สามารถแก้ไขด้วยวิธีการทำสัญญาย่อยๆและมีความละเอียดเพื่อให้ตีความได้ถูกต้อง
Hidden Cost of Outsourcing
· การเปรียบเทียบประสิทธิภาพบริษัทที่จะ outsourcing กับ บริษัทรับงานแบบเดียวกันรายอื่นเพื่อหาบริษัทที่มีความคุ้มค่าสูงที่สุดในการมบหมายงาน
· การติดต่อสื่อสารกับบริษัทที่จะ outsource
· การโอนถ่ายองค์กรความรู้ระหว่างองค์กรเพื่อให้บริษัทที่รับงานสามารถดำเนินงานได้อย่างถูกต้องแม่นยำ
· การส่งคนไปทำงานและสร้างความสัมพันธืระหว่างผู้มอบหมายและผู้รับงาน
· การส่งงานกลับบริษัทที่มอบหมายงาน
Strategic Management in Outsourcing
· เข้าใจความต้องการของ IS ของบริษัทตนเองให้ชัดเจน เพื่อที่จะกระจายงานให้บริษัทอื่นได้อย่างถูกต้อง
· Divide & conquer สั่งงานที่ละ phase เพื่อให้มีลำดับขั้นตอนชัดเจน และวัดความคืบหน้าได้สะดวก
· Align incentive
· Short-period contracts เพื่อให้กระตุ้นผู้รับงานให้ตั้งใจดำเนินงานอยู่เสมอ มิฉะนั้นแล้วบริษัทที่ outsource งานอาจเปลี่ยนไปใช้งบริการกับบริษัทอื่น
· Control subcontract ที่ติดต่องานกับบริษัทที่ outsource งานให้ไป เพื่อรักษาคุณภาพของงานที่ได้
· Selective outsourcing โดยมอบหมายงานส่วนที่ไม่ใช่ core ของบริษัท เพื่อป้องกันข้อมูลสำคัญรั่วไหลและรักษาจุดแข็งของบริษัท
Offshore outsourcing
ปัจจัยที่ต้องคำนึงในการ Outsource
1. Business & Political Environment
2. Infrastructure
3. Risk & Uncertainties
a. Cost-reduction expectation การมอบหมายงานให้บริษัทอื่นอาจไม่ประสบความสำเร็จในการลดค่าใช้จ่าย
b. Data Security เนื่องจากงานอยู่นอกบริษัทจึงควบคุมความปลอดภัยได้ยาก
c. Process repeatedly without innovation การกระจายงานนั้นออกไปทำให้บริษัทไม่ใส่ใจที่จะพัฒนางานส่วนนั้นให้มีประสิทธิภาพมากขึ้น
d. Scope creep หรือการของเพิ่มรายละเอียดโดยไม่ได้ระบุไว้ในสัญญา
e. Government regulation
f. Culture ของ 2 ประเทศอาจไม่ตรงกัน
g. Knowledge transfer ทำให้บริษัทที่ outsource งานไปพัฒนาความรู้ขึ้นมาแข่งขันได้
งานที่ไม่สมควร outsource
1. งานที่ยังไม่ดำเนินงานเป็น routine ซึ่งไม่มี process ที่ชัดเจน เมื่อกระจายงานแล้วบริษัทที่รับงานอาจทำได้ไม่ดีเพียงพอ
2. งานที่ทำให้บริษัทไม่สามารถควบคุมงานที่สำคัญ(core)ของบริษัทได้ และบริษัทจะสูญเสียความสามารถในการแข่งขัน
3. งานที่เกี่ยวกับข้อมูลความลับหรือส่วนบุคคล องค์ความรู้ขององค์กร
4. งานที่ต้องใช้ความรู้เฉพาะทาง ซึ่งผู้รับงานอาจไม่มีความเชี่ยวชาญเพียงพอ ซึ่งแก้ไขปัญหาได้โดยการจ้างงานผู้เชี่ยวชาญเข้ามาในองค์กรแทน
Evaluate Out sourcing
· มูลค่าที่สร้างให้กับองค์กรจากงานส่วนนั้น เช่น การวัด cost ที่ลดลงจากการเปลี่ยนแปลงการดำเนินงาน
· การใช้ BSC วัด ซึ่งทำให้มองได้รอบด้านทั้ง การเงิน การบริหารภายในองค์กร ลูกค้า และการพัฒนาองค์ความรู้
· Multi-vendor approach โดยการเปรียบเทียบผู้ให้บริการ outsource ว่าบริษัทใดช่วยเพิ่มมูลค่ากับองค์กรได้สูงสุด
Case JP Morgan
JP Morgan เห็นว่าการที่ bank ควบรวมกันทำให้องค์กรมีขนาดใหญ่มาก ซึ่งการกระจาย critical technology ไม่ใช่สิ่งที่ดีสำหรับบริษัทใหญ่ โดยเขาได้สร้างมาตรฐานในการประเมินว่าส่วนงานใดที่ต้อง outsource คือ ขนาดที่ใหญ่เพียงพอในการดึงดูดพนักงานISที่มีความสามารถ ต้นทุนระหว่างการoutsourceและinsource วิสัยทัศน์ของผู้บริหารในการสนับสนุน IT การ trade-off ระหว่างการทำภายในที่ตรงตามความต้องการและราคาถูกกับการมอบหมายให้บริษัทที่ทำได้รวดเร็วมากกว่า
ผลลัพธ์คือ JP Morgan เลือกที่จะดำเนินการเอง โดยจัดตั้งส่วน data center, help desks และ data processing networks & systems development ซึ่งการที่องค์กรมีขนาดใหญ่ทำให้เกิด economy of scale จากการสั่งซื้อสินค้า IT ได้ถึง 10-15%
IT Application
Issue
· มีหลาย size และ type
· มีการเปลี่ยนแปลงอยู่ตลอดเวลา
· Application ต้องเกี่ยวข้องกับ partner หลายคน
· มีหลายวิธีที่จะได้ IT มาใช้งาน เช่น การซื้อ หรือ การเช่า
Process
1. Identify, justify and Planning IT System Application
วางแผนและสร้างรูปแบบให้ IT สามารถประยุกตืใช้กับธุรกิจในภาพรวม เพื่อให้รวดเร็วและมีประสิทธิภาพมากขึ้น โดยที่จำเป็นต้องมีประโยชน์ในด้านศักยภาพทางการเงินด้วย โดยผู้ริเริ่มอาจเป็นจากผผู้ใช้งาน คู่ค้า ผู้ตรวจบัญชี หรือ ผู้บริหารองค์กร
ในการ Justify ว่าองค์กรส่วนใดที่มีความจำเป็นในการใช้งาน IT สามารถประเมินได้จาก 2 ขั้นตอน คือ 1.การประเมินความจำเป็นของข้อมูลที่ฝ่ายนั้นๆต้องการและเมื่อมีระบบแล้วจะสามารถตอบสนองความต้องการได้มากน้อยเพียงใด
Planning IT Application ดำเนินการโดยการเข้าใจการดำเนินงานของธุรกิจแลวจากนั้นจึงระบุวัตุประสงค์และความคุ้มค่าในการสร้างระบบ IT รวมทั้งทำ Feasibility test สำหรับ IT นั้นๆด้วย นอกจากนี้เมื่อวางแผนเสร็จแล้วสมควรระบุ milestone ว่าเมื่อเวลาผ่านไปช่วงเวลาหนึ่งบริษํทสมควรจัดตั้งระบบ IT ได้มากถึงระดับใดแล้วเพื่อควบคุมให้ระยะเวลาและคุณภาพในการสร้าง IT ให้คืบหน้าตามที่ได้วางแผนไว้ และระบบ IT ที่สร้างสมควรจะเชื่อมโยงกับคู่ค้าของบริษัทด้วย
2. วางโครงสร้างของ IT ให้เป็นไปตาม infrastructure ขององค์กร
3. Acquiring IT Option หรือการเลือกว่าจะได้มาซึ่ง IT ด้วยวิธีใด ซึ่งสามารถแยกรายละเอียดได้ดังนี้
a. Buy มีข้อดีคือจะคุ้มค่าหากระบบนั้นมีความสำคัญกับองค์กรและจำเป็นต้องใช้ทั้งในปัจจุบันหรือในอนาคต แต่การซื้อต้องมีความระมัดระวังในการตัดสินใจเนื่องจาก IT ที่ซื้ออาจล้าสมัย อาจปรับเข้ากับการใช้งานภายในองค์กรยาก รวมทั้งหากผู้ผลิตยกเลิกการพัฒนาสินค้านั้นต่อก็จะทำให้บริษัทสูญเงินโดยเปล่าประโยชน์
b. Lease มีข้อดีคือ ไม่จำเป็นต้องชำระเงินในปริมาณมาก สามารถเช่ามาทดสอบได้ก่อนตัดสินใจซื้อมาใช้งานจริง มีความยืดหยุ่นสูงสามารถเปลี่ยนแปลงระบบได้หากไม่เห็นว่าระบบล้าสมัยหรือไม่เป็นที่ต้องการแล้วโดยเสียค่าใช้จ่ายน้อย นอกจากนี้ผู้ให้เช่ายังมีสภาพเป้นเจ้าของอยู่และจำเป้นต้องให้ความดูแลระบบให้ด้วย
i. Software as a Service(SaaS) เป็นประเภท Web-base Application ซึ่งเป็นการเช่ารูปแบบหนึ่ง ซึ่งมีลักษณะที่แตกต่างจากการเช่าปกติคือ SaaS นั้นผู้ให้บริการจะ update ระบบให้เองโดยอัตโนมัติเพื่อเข้าใช้งาน จึงช่วยลดความเสี่ยงจากการรับ software ใหม่ๆเข้ามาใช้งานในองค์กรซึ่งอาจมีค่าใช้จ่ายและใช้เวลามากกว่า แต่ SaaS ก็มีข้อเสียคือ ระบบปฏิบัติการอยู่ในเครือข่ายอินเทอร์เน็ตทำให้ไม่สามารถ integrated ระบบเข้ามาใช้งานในองค์กรได้
c. In-House Development มีข้อดีคือ IT ที่ได้ตรงกับความต้องการของผู้ใช้งานในบริษัท และ integrate กับส่วนงานต่างๆได้เป็นอย่างดี แต่มีข้อเสียคือ สิ้นเปลืองเวลาและค่าใช้จ่ายค่อนข้างมาก ซึ่งวิธี In-House มีแบ่งย่อยได้ 3 รูปแบบคือ
i. Proto-typing หรือการพัฒนาตัวทดสอบออกมาอย่างต่อเนื่อง เพื่อปรับการใช้งานให้เหมาะสมกับสภาพแวดล้อมทางธุรกิจ ซึ่งบางครั้งอาจมีจุดอ่อนคือต้อง revision ตลอดเวลา
ii. Web2.0 ซึ่งเป็นระบบที่ให้ user เป็นผู้พัฒนาฐานข้อมูลต่างๆได้ด้วยตนเอง ทำให้ข้อมูลมีความทันสมัยและถูกต้อง
iii. End-User Development เป็นการให้ user ในทุก function พัฒนาระบบขึ้นมาด้วยตนเอง ซึ่งมีข้อดีคือระบบฐานข้อมูลจะตรงตามความต้องการทั้งในด้านข้อมูลและรูปแบบการใช้งาน แต่มีข้อเสียคือระบบความปลอดภัยจะค่อนข้างต่ำและการพัฒนาฐานข้อมูลอาจใช้ tool ที่ไม่เหมาะสมทำให้ใช้เวลาพัฒนามากและแก้ไขปรับปรุงได้ยาก ตัวอย่างเช่น การทำ wiki สำหรับการดำเนินธุรกิจภายในองค์กรเป็นต้น
d. E-commerce หรือการเปิดหน้าร้านผ่านทางอินเทอร์เน็ต ทำให้บริษัทมีช่องทางขายสินค้าเพิ่มขึ้น และอาจพัฒนาไปเป็นถึง E-business ได้
4. Acquisition Approach
a. สร้าง criteria ในการประเมินและเปรียบเทียบมูลค่าที่เพิ่มขึ้นจากวิธีการต่างๆ
b. Identify potential Vendors
c. เปรียบเทียบ Vendors package หาจุดดีและจุดด้อย รวมทั้งสอบถามจากผู้ใช้งานปัจจุบัน
d. เลือกผู้ให้บริการและ package โดยอาศัย criteria, weights และ feedback
e. Negotiate Contact and get Legal advice
f. จัดตั้ง service-level agreement(SLA)
5. Connecting to Database, Enterprise System and Business Partners: Integration
a. Database – ตรวจสอบความถูกต้องและความพ้อมใช้งาน
b. Back-end system – สร้างให้สามารถ integrate กับระบบอื่นๆในองค์กรได้ เช่น ERP, CRM, KM, SCM, EDI เป็นต้น
c. Business Partner – จัดตั้งให้สามารถใช้งานร่วมกับ Business Partner ได้ผ่านระบบต่างๆ เช่น EDI, Internet, XML & extranet เป็นต้น
6. Business Process Redesign
a. BPR – เป็นการเปลี่ยนแปลงกระบวนการหนึ่งหรือหลายกระบวนการ สำหรับการใช้งานตั้งแต่ระดับบุคคลไปจนถึงระดับองค์กร เช่น การเปลี่ยนแปลงกระบวนการ credit-approval process ของ IBM ที่ปรับปรุงโดยใช้ IT เข้าช่วย ทำให้ลดเวลาการดำเนินงานจาก 7วันเหลือเพียง 4 ชั่วโมง
b. BPM – กาเรปลี่ยนแปลง workflow ซึ่งใช้งานระหว่างบุคคลหรือระหว่าองค์กร ซึ่งเป็นการผสมผสานระหว่าง workflow, process management และ application integration
7. Managerial Issue
a. Global & Culture ที่อาจไม่ตรงกันระหว่างประเทศ ทำให้การใช้งานขาดความคล่องตัว หรือเกิดการแสดงผลลัพธ์ที่ไม่ต้องการขึ้นมา เช่น case ของ IBM ที่เกี่ยวข้องกับประเทศเกาหลีเหนือ ทำให้ต้องแก้ไขข้อความนั้นและต้องกล่าวขออภัยอย่างเป็นทางการด้วย
b. Ethical & Legal Issue เช่น เรื่องการปรับปรุงองค์กรดยการใช้ IT นั้นมีแนวโน้มที่จะต้อง lay-off พนักงานออกไปส่วนหนึ่ง ฉะนั้นบริษัทสมควรรับมือเช่น การบอกล่วงหน้า หรือเตรียมแผนกอื่นๆที่สามารถส่งพนักงานลงไปได้
c. User Involvement
d. Change Management - การเตรียมผู้ใช้งาน IT ให้มีความพร้อมกับการเปลี่ยนแปลงระบบที่อาจเกิดขึ้นได้ตลอดเวลาในการดำเนินธุรกิจปัจจุบันที่เทคโนโลยีมีการเปลี่ยนแปลงอย่างรวดเร็ว
e. Risk Management – การเตรียมพร้อมสำหรับความเสี่ยงด้านต่างๆ เช่น ระบบเสร็จไม่ทันเวลาที่กำหนดไว้ การใช้งานทรัพยากรมากกว่าที่ประเมินขั้นต้น
8. Testing ก่อนนำไปใช้งานจริงและแก้ไขจุดบกพร่องที่พบ
9. หลังนำออกใช้งานแล้วให้ตรวจสอบการใช้งานและ update ให้มีความทันสมัยอยู่เสมอ
ธารินทร์ ธนเรืองศักดิ์
ID: 5202112867
ไม่มีความคิดเห็น:
แสดงความคิดเห็น