Case: California state Automobile Association เปลี่ยนระบบ IT ใหม่เข้ามาใช้ เนื่องจากระบบ IT เดิมถึงจุดอิ่มตัว และไม่มีผู้ให้บริการซัพพอร์ต โดนบริษัทได้ทำการประเมินความคุ้มค่าทั้งด้าน tangible และ intangible เช่น Pay Back Period, ROI โอกาสที่จะช่วยให้ธุรกิจเติบโต รวมไปถึงระดับความปลอดภัยที่มากขึ้น ซึ่งบริษัทเห้นว่ามีความคุ้มค่าแม้เพียงพิจารณาด้าน tangible เพียงด้านเดียวก็พบว่าคืนทุนในปีที่ 2 และมี NPV ถึง 21.8 ล้านดอลลาร์
Moore’s Law
· ศักยภาพของคอมพิวเตอร์จะเพิ่มขึ้นเป็น 2 เท่า ในทุกๆ 18 ถึง 24 เดือน ซึ่งสื่อให้เห็นว่าคอมพิวเตอร์มีลักษณะการพัฒนาแบบ exponential
· Price-to-Performance ของบริษัทจะลดลงในลักษณะ exponential
· การเติบโตอย่างรวดเร้สนี้จะสิ้นสุดในอีก 10-20 ปีข้างหน้า
Productivity Paradox
เนื่องจากการลงทุนใน IT ไม่เห็นผลตอบแทนและ Productivity ที่ชัดเจนเพราะในหลายธุรกิจ IT เป็นฝ่ายซัพพอร์ตไม่ใช่ฝ่ายที่มีรายได้หรือมีค่าใช้จ่ายที่ผันผวนนัก แม้จะเพิ่มประสิทธิภาพก็ไม่อาจสื่อได้ชัดเจนนักในการประเมินผลภายในฝ่าย IT อีกทั้งการลงทุนแต่ละครั้งยังทำเป็นครั้งคราวแต่การปรับปรุงแต่ละครั้งจะมีค่าใช้จ่ายสูง และอาจเกิด time lag กว่าที่ผลลัพธ์จะแสดงผลออกมาชัดเจนอีกด้วย ฉะนั้นจึงเป็นการยากที่จะวัดผลว่าการลงทุนในด้าน IT คุ้มทุนหรือไม่
วิธีการลด Paradox ที่ทำได้คือการประเมินผลในระดับองค์กรว่าก่อนหน้าและภายหลังการนำ IT มาใช้ ประสิทธิภาพในภาพรวมมีการเปลี่ยนแปลงไปอย่างไรบ้างทั้งด้าน
1. Direct เช่น cost, revenue, organizational change
2. Indirect เช่น market share, strategic advantage, customer service เป็นต้น
IT Justification
การลงทุนใน IT มีค่าใช้จ่ายสูง ฉะนั้นบริษัทจึงต้องทำการประเมินความคุ้มค่าในการลงทุนแต่ละครั้งในดีก่อนที่จะตัดสินใจนำ IT แต่ละประเภทเข้ามาใช้งานในองค์กร แต่ทั้งนี้ก็มี IT บางประเภทที่สามารถนำเข้ามาใช้งานได้ทันทีโดยไม่จำเป็นต้องประเมิน คือ เงินลงทุนน้อย, เป็น Infrastructure, ถูกบังคับจากผู้นำองค์กร หรือเป็น IT ที่มีข้อมูลที่ใช้ในการตัดสินใจไม่เพียงพอในการตัดสินใจ
Evaluation Method
Traditional Method – นิยมใช้การวัดค่ารูปแบบ tangible ที่วัดได้ชัดเจนและสะดวก เช่น Cost-Benefit Analysis
Modern Method – นำการประเมินผลแบบ Intangible ซึ่งวัดได้ยากเข้าร่วมด้วยทำให้บริษัทสามารถวิเคราะห์ได้อย่างรอบด้าน
IT Justification Process
· สร้าง appropriate foundation และประมาณการณ์ ROI
· ทำ research ที่มีการวัดที่มีประสิทธิภาพและแม่นยำ
· Justify, clarify and costs and benefits assumptions
· Verify figures and Risk analysis
· ระวังการ underestimate costs and overestimate ผลประโยชน์
· Commit all partners ทั้งผู้ขายและผู้บริหาร
Intangible Benefits
เป็นการวัดข้อมูลที่ไม่ได้เป็นเชิงผลประโยชน์โดยตรงต่อองค์กร ซึ่งสามารถวัดได้โดยการสร้างมาตรฐานการวัด intangible benefit อย่างหยาบๆ เช่น ความพึงพอใจของลูกค้า ประสิทธิภาพในการสื่อสารของพนักงาน
Costing IT Investment
ค่าใช้จ่ายหลักในการพัฒนาระบบ IT จะเป็น fix cost ในการก่อตั้ง เช่น การตั้งเสาสัญญาณโทรศัพท์ ซึ่งค่าใช้จ่าย Transaction costs ภยหัลงที่ติดตั้งระบบแล้วจะมีต่ำจากการบำรุงรักษา และการติดต่อระหว่างผู้ทำธุรกิจด้วยกันเองเพียงเล็กน้อยเท่านั้น
Revenue by IT
· Sales
· Transaction fees
· Subscription fees
· Advertising fees
· Affiliate fees
Cost-Benefit Analysis
ประเมินจาก 2 ขั้นตอนคือ ค่าใช้จ่าย และ ผลประโยชน์ที่ได้รับจากการลงทุน ซึ่งผลลัพธ์ที่ได้จะนำมาเปรียบเทียบกับ Benchmark ในอุตสาหกรรม หรือ จาก BSC ในหลายๆด้านว่าเป็นไปตามที่ตั้งเป้าไว้หรือไม่เช่นในด้านลูกค้า การเงิน การดำเนินงานภายใน หรือการพัฒนา
Cost
1. Development Costs – ค่าใช้จ่ายในการพัฒนาระบบ ไม่ว่าจะเป็นการ outsource หรือ insource
2. Setup Cost - ค่าใช้จ่ายในการติดตั้งระบบ
3. Operation Costs - ค่าใช้จ่ายในการดำเนินงานระบบ เช่น ค่าไฟฟ้า
Benefit
1. Direct Benefits
2. Assessable indirect benefits
3. Intangible benefits
Cash Flow Forecasting
การวัด cash flow ในอนาคตนั้นมักจะละเลยในเรื่องค่าของเงินตามเวลา หรือ inflation ไป หรือเป็นการดูที่ Net Profit เพียงอย่างเดียว ซึ่งมีวิธีการ Evaluate Cost-Benefit ด้วยวิธีอื่นๆถูกนำมาปรับใช้ตามความเหมาะสม ดังนี้
1. Payback Period เป็นการวัดจุดคุ้มทุนว่าเมื่อใดที่ผลกำไรที่ได้จะมีผลรวมเทียบเท่าค่าช้จ่ายในการลงทุนไป ซึ่งวิธีนี้มีข้อดีคือสามารถคิดได้สะดวกรวดเร็ว แต่มีจุดด้อยหลักอยู่ 2 ประการคือ ไมได้คิดค่าของเงินตามกระแสเวลา และยังไม่คิดผลกำไรที่จะทำได้ต่อไปในอนาคตด้วย
2. NPV เป็นวิธีวัดค่าของเงินตามเวลาโดยนิยมใช้ discount rate เป็น ต้นทุนทางการเงิน WACC ในการคิดลดผลกำไรที่ทำได้กลับมา ซึ่งมีข้อดีคือได้ผลลัพธ์ที่ทั้งต้นทุนและผลกำไรมีความแม่นยำและเป็นไปตามกระแสเวลา แต่มีข้อเสียคือ WACC ขององค์กรนั้นอาจประเมินได้ยากและถ้าหากคลาดเคลื่อนแล้วจะส่งผลกระแสต่อ NPV ได้มาก ซึ่งจะทำให้การตัดสินถูกเปลี่ยนแปลงไป
3. IRR เป็นแนวคิดการวัดที่คิดหา discount rate ที่จะทำให้ NPV เป็น 0 แล้วจึงนำ IRR ไปเปรียบเทียบกับผลตอบแทนในการลงทุนต่างๆว่ามีประสิทธิภาพมากกว่าหรือไม่ ซึ่งวิธีนี้แม้ว่าจะนำไปเปรียบเทียบกับค่าอื่นๆได้ง่ายแต่ มีความซับซ้อนในการคำนวณ และไมได้คำนึงถึง size ในการลงทุน ซึ่งอาจทำให้ละเลยการลงทุนที่ให้ผลตอบแทนในด้านปริมาณที่สูงกว่ามากแม้ว่าจะมีอัตราผลตอบแทนที่ต่ำกว่าก็ตาม และยังมีโอกาสที่จะพบ IRR มากกว่า 1 ค่าได้ด้วยเช่นกันซึ่งอาจทำให้ยากลำบากในการประเมิน
TCO (Total Cost of Ownership)
เป็นการคำนวณต้นทุนทั้งหมดทั้งด้าน acquisition, operation และ control ว่าค่าใช้จ่ายในการซื้อของใหม่รวมกันค่าบำรุงรักษาและค่าใช้จ่าย เมื่อเทียบกับค่าใช้จ่ายในการใช้ของเดิมอยู่แล้วอย่างใดจะคุ้มค่ามากกว่ากัน ซึ่งจะนำมาใช้รวมกับ TBO (Total Benefit of Ownership) เพื่อหา Payoff ของ IT investment
Balance Scorecard (BSC)
เป็นการใช้มุมมอง 4 ด้านว่าบริษัทมีการดำเนินการครบถ้วนเพื่อความยั่งยืนขององค์กรหรือไม่ ซึ่งแบ่งได้ดังนี้คือ
1. การเงิน – ว่าบริษัทมีอัตราผลตอบแทนที่ดี มีการเติบโตของผลกำไร และลดต้นทุนค่าใช้จ่ายได้หรือไม่
2. ด้านลูกค้า – พิจารณาว่าลูกค้าพึงพอใจกับการซื้อสินค้าและบริการจากบริษัทหรือไม่ โดยวัดได้จากการส่วนแบ่งการตลาด , Customer Retention, Customer Acquisition เป็นต้น
3. ด้านกระบวนการภายในองค์กร – พิจารณาว่าคุณภาพและเวลาในการผลิตเป็นอย่างไร การผลิตมี Productivity ตามที่ต้องการหรือไม่ การประสานการอื่นภายในองค์กรมีความถูกต้องรวดเร็วมากเพียงใด
4. การเรียนรู้และพัฒนาองค์กร – พิจารณาด้าน ความพึงพอใจของพนักงาน ทักษะพนักงาน อัตรา Turnover เป็นต้น
E-Procurement Metrics
ช่วยในการพัฒนาองค์กรในด้านการจัดหาวัตถุดิบและติดต่อกับทั้ง supplier และ customer โดยประกอบไปด้วย การเลือก suppliers, การส่ง order ให้ suppliers, การจัดส่งสินค้าให้ตรงเวลา , ขั้นตอนการชำระเงินค่าสินค้า เป็นต้น ซึ่งจะช่วยให้บริษัทสามารถจัดหาสินค้าที่มีประสิทธิภาพดีในราคาถูกได้ มีการจัดส่งสินค้าที่ตรงต่อเวลามากขึ้น และลดเวลาและค่าใช้จ่ายในการดำเนินงานส่วนนี้ลงไปได้เมื่อนำระบบ IT เข้ามาช่วยในการดำเนินงาน
E-commerce
เป็น web-based systems สำหรับการใช้ซ้อขายสินค้าทางอินเทอร์เน็ต ซึ่งตามปกติแล้วการนำ E-commerce เข้ามาใช้ในองค์กรจะช่วยเพิ่มศักยภาพขององค์กร และช่วยลดค่าใช้จ่ายได้ซึ่งหากเป็นสินค้าปกติการเพิ่มปริมาณการผลิตถึงระดับหนึ่งจะเพิ่มค่าใช้จ่ายต่อหน่วยมากขึ้น แต่ถ้าเป็นE-commerceนั้นจะยิ่งลดลงอย่างต่อเนื่อง จากการองค์กรลงทุนได้โดยมีค่าใช้จ่ายน้อยแต่สามารถเพิ่มเส้นทางการขายหรือติดต่อธุรกิจได้กว้างออกไป ทำให้ตามปกติไม่ค่อยมีการประเมินผลด้าน cost-benefit analysis ในส่วนนี้
Costs of IT Investment
การจัดแบ่งค่าใช้จ่ายด้าน IT จะแบ่งได้เป็น 2 ประเภท คือ
1. ในองค์กรทั่วไปค่าใช้จ่ายด้าน IT จะถูกรวมอยู่กับค่าใช้จ่ายเพื่อการดำเนินงานคือคิดเป็น overhead
2. บางองค์กรใช้แนวคิดการ chargeback โดยแบ่งค่าใช้จ่ายตามความถี่และปริมาณการใช้งานในแต่ละ department ขององค์กร
สาเหตุของความล้มเหลวในการใช้งาน IT
· ควบคุมบริหารได้ยาก และมีค่าใช้จ่ายที่สูง
· ไม่สามารถดำเนินการจัดตั้งระบบให้อยู่ภายใต้ค้นทุนและเวลาที่คาดการณ์ไว้ได้
· ทำ cost-benefit analysis ผิดพลาด หรือ ขาดเงินทุน
Major Managerial Issue
· ธุรกิจ และ IT มีการเปลี่ยนแปลงตลอดเวลาฉะนั้นการนำมาใช้จะมีความคุ้มค่าหรือไม่
· การเปลี่ยนแปลงการประเมินจากเดิมที่มีแค่ tangible ให้มีครอบคลุมด้าน Intangible ด้วย
· การนำ IT มาใช้นั้นไม่ใช่สิ่งที่แน่นอน จึงต้องหมั่นตรวจสอบระบบ
· ค่าใช้จ่ายด้าน Chargeback
· Risk อื่นๆ
· องค์กรจะทำการประเมินความคุ้มค่าในการลงทุนด้าน ITอย่างไร ใช้ tool ใดในการวัด และให้ใครเป็นผู้ประเมินว่าสมควรจะนำมาใช้หรือไม่
ธารินทร์ ธนเรืองศักดิ์
5202112867
ไม่มีความคิดเห็น:
แสดงความคิดเห็น